‘나쁜 회의’는 시간을 낭비할 뿐만 아니라 근로자들에게 ‘회의 숙취’를 남길 수 있는 것으로 나타났다.
미국 노스캐롤라이나대 샬럿 캠퍼스 연구팀이 실시한 설문조사에 따르면 근로자 90% 이상이 나쁜 회의, 즉 비생산적인 회의 이후 지속되는 좌절감과 산만함이라는 ‘숙취’를 경험한 것으로 밝혀졌다.
절반 이상은 이러한 숙취가 전반적인 생산성에 해를 끼친다고 답했다. 연구팀의 경영학과 교수이자 저서 ‘회의의 놀라운 과학(The Surprising Science of Meetings)’의 작가인 스티븐 로겔버그 박사는 헬스데이와의 인터뷰에서 “회의 숙취가 발생하면 그것은 우리에게 달라붙어 생산성에 부정적인 영향을 미친다”고 말했다.
연구팀은 나쁜 회의가 한 사람에게 영향을 미칠 뿐만 아니라 팀 전체에 부정적인 영향을 퍼뜨릴 수도 있다는 것을 발견했다. 직원들은 동료들에게 감정을 터뜨리고 ‘공동 반추’라고 불리는 과정에서 불만을 공유하는 경향이 있는 것으로 드러났다. 이는 전체적인 분위기를 해치고 생상선 문제를 더욱 악화시킬 수 있다는 것이다.
부정적인 경험으로 이어질 수 있는 요인은 △전자 메일로 처리할 수 있는 회의 △불분명하거나 관련이 없는 의제 △부실한 진행이나 할당된 시간을 초과하는 회의 △명확한 결정이 내려지지 않았을 때 등으로 나타났다.
로겔버그 박사는 회의를 개선하고 숙취를 줄일 수 있는 몇 가지 전략을 제안했다. 그는 “참석자를 가능한 한 적게 유지하라”며 “또한 리더가 말을 많이 할수록 효과성 평가가 낮아진다는 것을 기억하고 회의 리더는 말을 줄이고, 촉진하는 역할을 해야 한다”고 말했다.
그는 의제를 논의해야 할 주제로 짜는 것보다는 대답해야 할 질문으로 구조화할 것을 제안한다. 로겔버그 박사는 “의제 항목을 질문으로 구성하면 실제로 누가 회의에 초대되어야 하는지 더 잘 알 수 있다”며 “회의가 언제 끝나야 하는지, 회의가 성공적으로 진행되었는지 알 수 있으며 이는 질문에 대한 답변이 완료된 때”라고 말했다.
그는 “질문이 생각나지 않는다면 회의를 만들 필요가 없다는 의미일 수 있다”며 “이미 좋지 않은 회의의 영향을 느끼고 있다면 감정을 표출할 때 동료들과 문제 중심의 대화에 집중할 것을 권장한다”고 말했다.
그는 “동료와 미래를 위해 상황을 대처하는 방법에 대해 이야기하고, 그들의 생각을 파악하며 이해하려고 노력하는 의미 있는 의사소통에 참여하고 방금 일어난 일에 대해 다양한 관점을 취하면 나쁜 회의를 했을 때에도 기능과 회복력이 향상된다”고 덧붙였다.
