올해 8월 ‘응용심리학저널’에 발표된 연구에 의하면 카메라를 켠 상태로 회의를 하는 것은 실제로 회의 시간과 다음날에 직원들의 피로감을 증가시켰다. 연구에서는 여성과 신입 직원들이 압박감을 더 많이 느끼는 것으로 나타났다.
이렇듯 피로를 느끼는 이유는 화상회의에는 사람들이 인식하지 못하는 단절이 존재하기 때문이다. 의사소통할 때 우리는 많은 정보를 비언어적인 것에서 얻지만 화상 회의에서는 이러한 단서 중 많은 부분이 사라져 좌절감을 줄 수 있다. 서로 눈을 맞추기도 힘들다. 상대의 눈을 보기 위해 카메라를 똑바로 쳐다보면 상대 얼굴의 다른 곳을 바라보는 것 처럼 보인다. 기술적 문제로 영상통화의 경우 말과 몸짓을 전할 때 미세한 지연이 있다는 점도 의사소통에는 마이너스로 작용한다.
회의는 피곤하지만 화상 회의는 더 피곤하다. 미국 건강 미디어 ‘에브리데이 헬스 닷컴’에서 소모적 화상회의를 어떻게 개선하고 대처할지에 대한 팁을 제안한다.
1. 회의시간을 짧게 한다
사람들의 집중력은 계속 짧아진다. 회의 시간에 이를 반영해야 한다. 이상적인 시간이란 것은 없지만 가능한 한 짧은 것이 좋다. 회의 시간을 정할 때 우선 얼마나 시간이 필요한지 생각한 뒤 여기에서 5분에서 10분을 줄인다. 이러한 압박감이 있으면 회의에 더 집중하게 만들 수 있다.
2. 더 적은 숫자의 사람을 초대한다
많은 사람이 참여하면 회의는 집중력이 떨어지고 관리하기 어렵다. 전원을 초대하지 말고 회의에서 할 역할이 있는 필수 팀원만 부른다. 대신, 회의 내용을 녹음해 다른 팀원이 이용할 수 있도록 한다. 회의 참석을 차단하는 것이 걱정스럽다면 관련자들을 초대하되, 회의가 무엇에 관한 것인지 또한 참석이 의무사항이 아닌 선택 사항임을 반드시 알려준다.
3. 기술적 문제를 사전 확인해 정시에 회의를 시작한다
소프트웨어 문제로 회의가 지연되면 스트레스를 준다. 정시 시작을 위해 진행자들은 5분 일찍 로그인해 필요한 소프트웨어와 기술이 원활하게 작동하는지 확인한다.
4. 비디오는 선택사항으로 정한다
카메라를 켜두면 멀티태스킹을 막는 데 도움이 될 수 있다. 그러나 카메라를 ‘온(on)’ 상태로 놓으면 회의가 끝난 뒤 더 피로감을 줄 수 있다. 예를 들어 방이 지저분하거나 아이들이 뛰어다니는 상황이라면 사람들은 카메라를 켜놓고 싶어하지 않을 것이다.
5. 회의가 꼭 필요한지 생각한다
일정을 잡기 전에 회의 소집에 대해 사려깊게 생각한다. 영상통화가 이메일이나 빠른 전화 통화처럼 동일한 정보를 쉽게 공유될 수 있는지 따져봐야 한다. 실질적 가치가 없다면 취소나 연기를 고려한다.
6. 산만한 요인을 줄인다
영상 회의 중 이메일 알림이 뜨면 답장할지 고민하게 된다. 멀티태스킹은 사람을 지치게 만든다. 회의 시간에는 데스크톱 알림 끄기, 전자 메일 닫기, 휴대전화 비행기 모드로 전환 등을 통해 회의에 집중한다.
