하지만 때로는 무의미하게 시간을 잡아먹거나 본격적으로 일을 시작하기도 전에 에너지를 소진케 만들어 일에 대한 의욕과 생산성을 떨어뜨리는 원인이 되기도 한다.
연봉 관련 데이터를 제공하는 샐러리닷컴(salary.com)의 설문조사에 따르면 직장인의 47%가 업무시간을 낭비하는 가장 큰 요인으로 지나치게 많은 회의를 꼽았다.
이와 관련 지난 20년간 회의에 대한 과학적 연구를 진행해온 노스캐롤라이나 대학교의 스티브 G. 로겔버그 교수가 그동안의 조사와 분석 결과를 바탕으로 효율성 있는 회의를 진행하는 방법을 제안했다.
1. 회의 리더는 '상황 인지'의 시간이 필요하다
로겔버그 교수의 연구에 의하면 미팅을 주관하는 리더는 다른 참석자들보다 회의의 가치를 높게 평가하고 회의를 통해 긍정적인 경험을 얻는다고 생각하는 경향이 있다.
회의를 이끌고 대화를 주도하는 사람은 다른 참석자들보다 회의의 효과를 과대평가할 확률이 높다는 점에서 객관적으로 상황을 인지하려는 노력이 필요하다는 것이다.
회의 구조나 방식에 문제는 없는지, 자신을 제외한 다른 직원들 역시 회의의 만족도와 효과가 높다고 생각하는지 등에 대해 생각해봐야 한다는 것이다. 임의적으로 회의는 반드시 좋은 결과를 이끈다고 판단해선 안 된다는 것.
직접적으로 회의에 대한 직원들의 의견을 묻는 것도 좋고, 질문을 통해 정직한 답변을 얻기 어렵다고 판단된다면 회의 시간 직원들의 참여도와 태도, 행동들을 통해 이 회의가 유용한가에 대한 단서를 얻을 수 있다.
2. 회의가 필요한 사안인지 질문을 던져본다
간단하게 이메일 혹은 메신저로 주고받아도 될 내용을 한 시간 이상 길게 시간을 할애하는 회의로 대신하는 것을 즐거워하는 사람은 거의 없다. 시간은 한정된 자원이다. 하루 24시간 중 불필요하게 낭비되는 시간이 생긴다면 누구나 불쾌감을 느낄 수밖에 없다.
중간관리자들이 매주 하는 회의는 회사가 연간 15만 달러(약 1억 7000만 원)의 비용을 소비하는 수준으로 시간과 자원을 앗아간다는 연구결과도 있다. 따라서 이 시간이 효율적이고 생산적인 결과로 이어지지 않는다면 회의 시간은 가급적 최소화하는 것이 좋다.
이를 위해선 회의를 열기에 앞서 이 회의가 정말 필요한 것인지 다시 한 번 체크하고, 그렇지 않다면 이메일이나 메신저처럼 다른 커뮤니케이션 창구를 활용하는 등의 방식을 생각해봐야 한다.
3, 한 시간 회의를 디폴트화하지 말라
무조건 주 1시간은 회의를 하는 식으로 규칙을 정하는 회사들이 있다. 하지만 로겔버그는 매일 아침 혹은 일주일에 한 번 억지로 1시간씩 회의 시간을 채우지 말고 좀 더 유동적으로 시간을 조절하라고 조언한다. 크게 다룰 이슈가 없다면 강박을 갖지 말고 단 5분의 회의로 끝내도 된다는 것.
이는 수행 능력이 높아지다 어느 정도에 이르면 오히려 떨어지는 '여키스-도슨의 법칙'과도 관련이 있다. 회의를 해야 한다는 생각은 어느 정도 일에 대한 긴장감을 갖도록 돕지만, 필요 이상의 회의는 오히려 집중력을 떨어뜨리고 효율성을 낮춘다는 의미다.
4. 회의에 참석하지 않는 직원을 '익명'으로 만들지 마라
모든 사람이 회의에 참석하기는 어렵다. 보통 중간관리자급 이상인 사람들만 회의에 참석하거나 사안별로 회의 구성원이 달라진다. 하지만 항상 이에서 소외되는 사람들이 생긴다.
외근이 잦거나 재택근무를 하는 등의 여건에 있는 사람은 회의에 참석하기 어려운데, 이러한 사람들이 소외감을 느끼지 않도록 회의 내용을 공유하거나 의견을 낼 수 있는 창구를 마련하라는 것이다. 그렇지 않으면 소속감이 줄어들어 일에 대한 동기와 효율성이 감소할 수 있다.
5. 회의 규모는 가급적 작게 유지하라
미팅은 그 회의에 필요한 최소한의 인원들만으로 구성해야 한다. 글로벌기업 구글은 10명 이하의 인원으로 회의를 진행하라고 권장하고 있다. 아마존 역시 '피자 2판의 규칙'을 지정했다. 피자 2판 정도만 먹을 수 있는 인원으로 회의를 구성하라는 것.
회의를 위한 최적의 마법 같은 인원수는 없지만 8명 이상으로 숫자가 늘어나면 회의의 효율성이 떨어진다는 게 로겔버그 교수의 분석이다.
