1. 먼저 생각을 정리한다
마음이 어지러우면 주변 환경도 정리되어 있지 않은 경우가 많다. 반대의 경우도 마찬가지다. 눈 앞에 끝내지 못한 일이 쌓여 있다는 이유만으로 부담감이 생기고 생산성이 떨어지는 느낌을 종종 받는다. 이럴 땐 심호흡을 하며 머리 속을 비우고 생각을 정리하는 것에서부터 시작하는 게 좋다. 머리가 혼란스러우면 스트레스가 쌓이고 충동적인 행동을 하게 되는 경향이 있다는 연구 결과가 있다. 두 가지 모두 생산성에 방해가 되는 요인이다. 따라서 일을 시작하기 전에 잠시 생각을 하거나, 손으로 쓰거나, 명상하는 등의 방법을 통해 생각을 정리하도록 한다.
2. 하루(또는 일주일)를 계획한다
아무리 쉬지 않고 일을 해도 정작 중요한 건 아무것도 하지 못했다는 느낌이 들 때가 있다. 가장 중요한 일을 해내는 데 도움이 될 계획이 필요하다. 하루 또는 일주일 동안의 계획을 세워본다. 계획을 세우면 나에게 가장 중요한 것이 무엇인지 고민하게 되고, 그 과정에서 나온 우선순위를 반영해 업무 일정을 짤 수 있다. 계획 세우는 시간을 스스로 잘하고 있는지 돌아보고 시간을 잘 사용하고 있는지 확인하는 기회로 생각한다.
3. 쉬운 것부터 시작한다
보통 쉬운 일을 먼저 하는 게 좋은 생각은 아니다. 실제로 크고 중요한 일를 먼저 하는 사람이 전반적으로 더 생산적이라는 미국 에모리대 연구 결과도 있다. 하지만 초반에 생산성을 끌어올리려 할 때에는 한 두 가지 쉬운 일로 시작하는 게 도움이 될 수 있다. 해야 할 일 중 몇 가지를 빠르게 해치우면 성취감을 느낄 수 있고, 일을 진행하는 데 도움이 될 만큼 충분한 추진력을 얻을 수 있다. 일단 어느 정도 성취감을 얻고 나면 그 에너지를 가지고 더 크고 중요한 일을 하는 데 사용하도록 한다.
4. 큰 업무는 작게 쪼갠다
복잡한 일을 처리할 때에는 많은 노력이 요구된다. 그러다 보니 일을 끝내는 게 너무 멀리 느껴져 포기하거나 다시 쉬운 업무로 돌아가고 싶은 충동이 들기도 한다. 최종 목표를 고려해 관리하기 쉬운 정도로 일을 작게 나눈다. 이렇게 하면 여러 번 성취감을 맛볼 수 있는 순간을 경험할 수 있어 계속 하고자 하는 동기를 유지하는 데 도움이 된다. 생산성 유지를 위해 동기부여는 중요한 심리적 요인이다.
5. 업무 경계를 설정한다
요즘은 개방형 업무공간과 디지털 커뮤니케이션 수단으로 인해 업무를 할 때 주의가 흐트러지기 쉽다. 이는 생산성에 크게 방해가 된다. 미 캘리포니아대 연구에 따르면, 평균적인 근로자의 경우 주의가 분산되면 다시 집중을 하는 데 23분 이상이 걸린다. 즉, 생산적으로 일을 하고 싶다면 산만함을 최소화해 집중력을 끌어올려야 한다. 그러려면 경계를 설정해야 한다. 휴대폰 알람은 끄고, SNS에서는 로그아웃하고, 언제 시간을 낼 수 있는지 동료들에게 미리 알린다.
6. 필요할 때에는 도움을 요청한다
아무리 생산적으로 일을 하는 사람이라고 해도 가끔은 도움이 필요하다. 할 일이 너무 많아서든, 자신의 전문지식에 맞지 않는 일이기 때문이든 다른 사람과 함께 일하면 생산성을 유지하는 데 도움이 된다. 궁극적으로 일을 다른 사람에게 적절히 위임하면 스트레스가 줄어들고, 사용할 수 있는 정신적 공간이 늘어나 나에게 가장 중요한 일에 마음을 쏟을 수 있다.
7. 일을 성취했을 때 스스로를 축하한다
생산성을 높이기 위한 여정은 길고 정신적 소모도 크다. 그 과정에서 작고 중요한 일들을 많이 해내게 되는데, 가끔씩은 그 일을 인정하는 시간을 갖도록 한다. 자신을 다독이는 시간 없이 일만 한다면 생산성을 높이 유지하는 데에만 지나치게 집착하게 될 위험이 있다. 그렇게 되면 일에 압도 당하고 정신적으로도 지친 상태가 될 수 있다. 동기를 높게 유지할 수 있도록 성취한 일에 대해 스스로를 칭찬해 준다.
8. 좋아하는 일로 충전한다
생산성을 높이는 데에만 집착하지 않도록 하는 가장 좋은 방법은 좋아하는 일을 함께 하는 것이다. 사람들은 행복할 때 더 생산적이라는 연구 결과가 있다. 취미와 관심사 일부를 우선순위에 두면 다시 충전을 한 후 동기와 집중력을 유지할 수 있고, 일을 할 시간이 되면 더욱 최선을 다할 수 있다.